Subiectul zilei-monitorizarea flotei prin GPS, ce trebuie sa stiti

Am dezbatut de multe ori subiecte de interes general in ideea de a dezlega itele acestui regulament 2016/679, Regulamentul GDPR. Acesta a venit sa puna niste limite si sa impuna respectarea unor drepturi in ceea ce priveste prelucrarea datelor noastre, ale tuturor. Dar limitele acestea trebuie intelese bine de cei care prelucreaza date, de aceea astazi am ales sa dezbatem un subiect sensibil si destul de discutat si dezbatut in spatiul public, este vorba de monitorizarea flotei prin sisteme de geolocalizare GPS.

Ei bine, acest subiect a creat atat de multa valva, parerile fiind impartite, sunt persoane care spun ca este ilegala, sunt persoane care spun ca este legala si mai sunt cei care asculta si o opinie si pe cealalta si nu mai stiu ce sa creada.

Pentru a lamuri subiectul vom studia cu atentie prevederile regulamentului, mai exact pe cele privind legalitatea prelucrarii, fiind primul lucru pe care dorim sa il aflam. Este aceasta prelucrare legala sau nu este, incalca regulamentul sau nu, se poate face sau mai bine nu?

Art. 6, cel care vorbeste de legalitatea prelucrarii, spune ca aceasta este legala daca se incadreaza intr-una din urmatoarele situatii:

1. persoana vizata si-a dat consimtamantul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru
   unul sau mai multe scopuri specifice;
2. prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte sau
   pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate inainte de incheierea unui contract;
3. prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului;
4. prelucrarea este necesara pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei
   persoane fizice;
5. prelucrarea este necesara pentru indeplinirea unei sarcini care serveste unui interes public sau care
   rezulta din exercitarea autoritatii publice cu care este investit operatorul;
6. prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta, cu
   exceptia cazului in care prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei
   vizate, care necesita protejarea datelor cu caracter personal, in special atunci cand persoana vizata
   este un copil.

La punctul 1, avand in vedere raportul de subordonare existent intre angajatii care folosesc autoturismele si angajator, asa cum am dezbatut si in articolul despre consimtamant (Consimtamantul, cum si cand este valabil. – MYBIZ GDPR), recomandam sa evitati acest temei legal de prelucrare pentru cazul angajatilor.

Punctul 2 poate constitui temeiul legal al prelucrarii daca ne gandim la situatia in care datele colectate de sistemele GPS sunt necesare si utilizate ca dovada a prestarii unui serviciu care constituie parte a unui contract.

Un exemplu bun in acest caz este un contract incheiat intre doua entitati, al carui obiect principal il constituie serviciile de transport realizate de una dintre parti in beneficiul celeilalte iar datele colectate de sistemul GPS constituie dovada executarii contractului, plata serviciilor facandu-se in functie de distantele parcurse (plata in functie de kilometri realizati) sau dovada rutelor parcurse si a livrarii incarcaturii (plata transport).

Punctul 3 poate constitui si el temeiul legal intr-o astfel de prelucrare. Sunt domenii de activitate in care exista obligatii de monitorizare, un exemplu fiind societatile care realizeaza transport valori.

Punctul 4, aici ne putem gandi la situatia in care monitorizarea se face pentru a proteja interesele vitale ale cetatenilor, de exemplu colectarea si utilizarea datelor GPS pentru a identifica pozitia persoanelor si a autoturismelor, pe care autoritatile o fac pentru a interveni in caz de urgente.

Punctul 5, de exemplu prelucrarea datelor colectate prin sistemul GPS pe care o realizeaza operatorii de telefonie mobila pentru a identifica pozitia detinatorului dispozitivului, lucru care ajuta autoritatile sa intervina in situatii de urgenta si nu numai.

Punctul 6, aici am putea vorbi de situatia in care angajatorul alege sa monitorizeze flota proprie pentru a optimiza costurile, calculand trasee/rute astfel incat costurile sa fie diminuate si timpul sa fie redus la minim.

In situatia in care faceti prelucrari de acest fel, aveti in vedere aceste 6 puncte pentru a stabili in care dintre ele puteti incadra scopurile pe care le aveti in vedere atunci cand prelucrati aceste date colectate de sistemul GPS.

In privinta detinerii si utilizarii de catre o firma a sistemului GPS de monitorizare a flotei, cel mai important aspect este informarea angajatilor/personalului, insa problematica nu se rezolva complet astfel. Este importanta stabilirea unei proceduri privind drepturile de acces la datele flotei prin GPS si adoptarea unei decizii de instalare si utilizare a sistemului GPS de catre managerul companiei sau cel responsabil de conducerea administrativa, in care sa se mentioneze explicit scopurile prelucrarii de date. Preferabil, astfel de informatii ar trebui sa fie afisate in mod vizibil in fiecare masina, in ochii soferului.

Prelucrarea se va inscrie in registru de evidenta a prelucrarilor de date.

Toate scopurile pentru care este utilizat sistemul trebuie notate in scris si aduse la cunostinta angajatilor/colaboratorilor, inclusiv prin Regulamentul de Ordine Interioara si alte documente de organizare si functionare a companiei. Nu sunt date sensibile dar prezinta riscuri fiind vorba de date obtinute prin mijloace automate.

Urmariti-ne pentru alte articole utile.

Multumim,

Echipa MyBiz GDPR