Ce este Registrul de evidenta a activitatilor de prelucrare si ce trebuie sa contina?

Odata cu intrarea in vigoare a Regulamentului GDPR 2016/679 a fost introdusa o noua obligatie, aceea de a avea un registru care sa contina evidenta tuturor operatiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal realizate de operatorii de date sau de persoanele imputernicite.

Obligatia este data de art. 30 GDPR: ”Fiecare operator si, dupa caz, reprezentantul acestuia pastreaza o evidenta a activitatilor de prelucrare desfasurate sub responsabilitatea lor.”

Respectiva evidenta trebuie sa cuprinda urmatoarele informatii:

• numele si datele de contact ale operatorului si, dupa caz, ale operatorului asociat, ale reprezentantului operatorului si ale responsabilului cu protectia datelor;
• scopurile prelucrarii;
• o descriere a categoriilor de persoane vizate si a categoriilor de date cu caracter personal;
• categoriile de destinatari carora le-au fost sau le vor fi divulgate datele cu caracter personal, inclusiv destinatarii din tari terte sau organizatii internationale;
• daca este cazul, transferurile de date cu caracter personal catre o tara terta sau o organizatie internationala, inclusiv identificarea tarii terte sau a organizatiei internationale respective si, in cazul transferurilor mentionate la articolul 49 alineatul (1) al doilea paragraf, documentatia care dovedeste existenta unor garantii adecvate;
• acolo unde este posibil, termenele-limita preconizate pentru stergerea diferitelor categorii de date;
• acolo unde este posibil, o descriere generala a masurilor tehnice si organizatorice de securitate.

Totodata, fiecare persoana imputernicita pastreaza o evidenta a tuturor categoriilor de activitati de prelucrare desfasurate in numele operatorului care va cuprinde, pe langa cele mentionate anterior:

• numele si datele de contact ale sale cat si cele ale altor persoanelor imputernicite (daca este cazul);
• numele si datele de contact ale operatorului in numele caruia actioneaza aceasta persoana si ale
  responsabilului cu protectia datelor;
• categoriile de activitati de prelucrare desfasurate in numele fiecarui operator;

Persoanele imputernicite vor avea mai multe registre, unul propriu – pentru activitatea proprie, si unul sau mai multe registre (dupa caz) pentru evidenta activitatilor pe care este imputernicit sa le realizeze.

Ca orice obligatie legala, in cazul in care acest registru de evidenta nu exista, sanctiunile aplicate pot ajunge la valori foarte mari, fiind primul document pe care reprezentantii autoritatii de control il solicita indiferent de situatie, fie ca vorbim de un control de rutina sau de unul care are la baza o sesizare / plangere formulata de persoana vizata.

Specialistii patformei noastre, www.mybiz.eu , au reusit sa simplifice tot acest proces si au adus Registrul de evidenta la cea mai simpla, accesibila si inteligibila forma a sa.

Daca va intrebati cum este posibil acest lucru, este bine sa stiti ca serviciile noastre se bazeaza pe urmatoarele principii:

• Gratuitate. Abonatii platformei noastre au acces gratuit la acest registru;
• Asistenta de specialitate. Abonatii platformei beneficiaza de asistenta in vederea completarii registrului.
• Siguranta si exactitate. Toate datele pe care acest document trebuie sa le contina au fost incluse in varianta de pe platforma, fiind simplificat procesul de completare prin simpla alegere / bifare a variantelor aplicabile abonatului. In aceasta maniera, este exclusa varianta redactarii incomplete a acestuia.
• Actualizare continut. Specialistii nostri actualizeaza constant documentatia din platforma, inclusiv acest registru, in functie de modificarile legislative.
• Informari periodice. Platforma transmite abonatilor sai informari periodice privind necesitatea de a completa sau revizui continutul registrului.
• Accesibilitate. Continutul registrului de evidenta este accesibil de oriunde, oricand, singura conditie este aceea de a avea acces la internet si un dispozitiv de pe care sa va puteti conecta.

Pentru mai multe detalii, ne puteti contacta prin formulatul de Contact.

Multumim,

Echipa MyBiz GDPR